E-posta yazarken 5 pratik öneri

1-      E-posta terimlerini öğrenin.

“Reply to all” seçeneği ile cevaplarsanız mailı; orijinal maildakı bütün alıcılara mailı göndermiş olacaksınız. Adres bölümünde bulunan “cc” (carbon copy) seçeneği mailla direk olmasa da ilgili kişilerin eklendiği bölümdür. “bcc” (blind carbon copy) seçeneği ise kopyasını göndermek istediğiniz yalnız mail adresinin cc veya to seçeneğindeki alıcılar tarafından görülmesini istemediğiniz bölümdür.

Birisi sizden mailı “forward” etmenizi isterse, mailın bir kopyasını gönderin anlamına gelmektedir.

2-      E-posta’ya doğru hitap ile başlayın.

Arkadaşınıza bire-posta gönderirken “Selam” (Hey) diye başlamak doğru olabilir, kurumsal maillarda ise;   Ayşe Hanım, Ali Bey (Dear Sir veya Dear Mr./Ms.) uygun olacaktır.

3-      Kısa ve öz yazın.

Karşı tarafa tam olarak ne anlatmak istiyorsanız düzenli ve sonuca yönelik şekilde anlatın. Paragraflar içerisinde “ilk olarak, ikinci olarak, bir sonraki, ve, sonuç olarak” gibi kelimeler mailınızı düzenlerken karşı tarafı daha kolay yönlendirmenizi sağlayacaktır. Her detayı anlatmaya çalışmayın çünkü bu işinizi çok daha zorlaştıracaktır. Mailınızın sonuna “Başka bir sorunuz olursa, bana ulaşmaktan çekinmeyin.” Gibi bir sonla bitirerek karşı tarafa size dönüş yapması içinde açık kapı bırakmış olursunuz.

4-      Nazik ve anlayışlı olun.

Özellikle karşı taraftan talepte bulunduğunuz emaillarda (indirim, kargolama, mülakat talebi...) “istiyorum ya da bu şekilde olabilir mi gibi talep eden kelimelerden kaçının, bunların yerine bu “pozisyonla ilgileniyorum” ya da “ilgilendiğiniz için teşekkürler” gibi sözcükler daha olumlu algılanacaktır.

5-      E-posta’nızı doğru şekilde sonlandırın.

“Geri dönüşlerinizi bekliyorum”, “Teşekkürler”, “Saygılarımla” gibi bitirişler karşı tarafta olumlu izlenim bırakacaktır.